Legen in Ihrer Office 365-Umgebung zunächst eine SharePoint-Liste mit den folgenden Eigenschaften an:

Typ = Custom List

Name = Purchasing Requests

Fügen Sie die folgenden Spalten zur Liste hinzu:

Material: Single line of text (benennen Sie die Titel-Zeile in Material um), required

Plant: Single line of text, required

Quantity: Number, required

Delivery Date: Date only, required

Cost Center: Single line of text, required

Purchase Requisition ID: Single line of text

Wählen Sie anschließend unter Liste -> Einstellungen den Punkt Nintex Workflow aus und wählen Sie Create new workflow. Damit wird ein neuer Listen-Workflow angelegt.

Fügen Sie im Nintex Workflow Designer zunächst folgende drei Workflow Actions hinzu:

Aufgabe zuweisen (aus der User interaction Gruppe)

Wörterbuch erstellen (Aus der Operations Gruppe)

HTTP-Webdienst aufrufen (aus der Integration Gruppe)

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Konfigurieren Sie die Aufgabe zuweisen Action mit den folgenden Eigenschaften:

  • Participant = ApprovalManagers (Gruppe von Genehmigern)
  • Task Title = Approve Purchase Requisition
  • Related Item = Current Item

Alle übrigen Einstellungen sind optional. Sichern Sie die Einstellungen mit Save.

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Konfigurieren Sie anschließend die Wörterbuch erstellen Action:

Das Wörterbuch definiert die Header-Daten für den Webservice-Aufruf. Grundsätzlich empfiehlt es sich, den Webservice zunächst in einem REST-Client auf Funktionstüchtigkeit zu testen. Einzelheiten dazu können Sie hier nachlesen.

Folgende Angaben werden benötigt:

  • Authorization: APIKEY [BASE64 kodierter ECS Core API-Schlüssel]
  • Accept: application/json
  • Content-Type: application/json

Sichern Sie das Wörterbuch in der Workflow-Variable RequestHeader.

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Konfigurieren Sie anschließend die Workflow-Action HTTP-Webdienst aufrufen.

Folgende Einträge müssen Sie vornehmen:

  • Adress: Webservice-URL inklusive Input-Parametern. Für die Werte der Input-Parameter fügen sie Referenzierungen zu den Spalten der SharePoint-Liste ein
  • Request Type: POST
  • RequestHeaders: Workflow-Variable RequestHeader
  • Response Content: Workflow-Variable ResponseContent
  • Response Status Code: Workflow-Variable Result

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Der Workflow wäre hiermit im Grunde schon einsatzbereit, jedoch soll für das vorliegende Szenario einer BANF-Anlage noch die im SAP-System erzeugte Belegnummer in die SharePoint-Liste zurückgeschrieben werden. Im Webservice wurde hierfür ein Return-Parameter ReqItemID angelegt, der dann im Webservice-Ergebnis ausgegeben wird.

Fügen Sie folgende Workflow-Actions zu Ihrem Workflow hinzu:

  • Element aus einem Wörterbuch abrufen (Aus der Operations Gruppe)
  • Feld im aktuellen Element festlegen (Aus der Libraries and Lists Gruppe)

Optional können Sie auch noch die Action In Verlaufsliste protokollieren zwischen den beiden Workflow-Actions platzieren.

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Konfigurieren Sie zunächst die Ein Element aus einem Wörterbuch abrufen Action.

  • Wörterbuch: WF-Variable ResponseContent
  • Item name or path: result (Damit wird aus dem Wörterbuch nur der result-Teil extrahiert, der die Belegnummer beinhaltet)
  • Output: WF-Variable RequestItemID

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Optional können Sie anschließend die Variable RequestItemID mit der Action In Verlaufsliste protokollieren ins Log schreiben lassen.

Mit der Workflow-Action Feld im aktuellen Element festlegen soll anschließend die in der WF-Variable RequestItemID gespeicherte Belegnummer in die SharePoint-Liste zurückgeschrieben werden:

  • Feld: Purchase Requisition ID
  • Wert: WF-Variable RequestItemID

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Sichern Sie Ihre Einstellungen und publizieren Sie den Workflow.